Strategisch plan 2025-2030

1. Inleiding – de beleidscyclus

Het doel van een beleidscyclus voor de OSB-VUB is om de betrokkenheid en ondersteuning van alumni, oud-studenten en sympathisanten systematisch te verbeteren en te waarborgen. Hieronder volgen de specifieke doelen van een beleidscyclus voor de OSB-VUB:

Door een systematische aanpak te volgen in de vorm van een beleidscyclus, kan OSB-VUB effectief inspelen op de behoeften en verwachtingen van de leden, terwijl tegelijkertijd de banden tussen leden en de universiteit worden versterkt. Dit leidt tot een meer dynamische en betrokken ledengemeenschap die bijdraagt aan het succes en de groei van de VUB.

2. Visie, Missie en waarden

2.1. Visie missie

De OSB-VUB is een interdisciplinair, participatief netwerk dat (oud-) studenten en sympathisanten verenigt rond de waarden van het vrij onderzoek en het vrijzinnig humanisme. Het geeft de kans aan hun leden om zich te ontplooien.

Door onze activiteiten vormen we een verbindende kracht binnen de VUB-gemeenschap en een ambassadeur van deze waarden.

Door onze waarden te integreren in ons beleid en onze activiteiten, creëren we een sterke en ondersteunende gemeenschap van alumni die bijdraagt tot de voortdurende groei en het succes van zowel de leden als de Vrije Universiteit Brussel.

2.2. Waarden

Op basis van de waarden van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) en als lidvereniging van deMens.nu kunnen onze waarden als volgt worden geformuleerd:

Vrij Onderzoek: Wij bevorderen een cultuur van vrij onderzoek en kritische reflectie, waarbij wij aanmoedigen om vragen te stellen en kennis te delen zonder vooroordelen.

Democratie en Participatie: Wij stimuleren in alles wat we doen actieve participatie en democratische besluitvorming, waarvan de vrije meningsuiting en de vrijheid van gedachte essentiële pijlers zijn.

Sociale Rechtvaardigheid: Wij zetten ons in voor sociale rechtvaardigheid en gelijkheid. Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden in al onze activiteiten.

Verdraagzaamheid en Respect: als adogmatische vereniging stimuleren wij verdraagzaamheid en respect voor verschillende opvattingen, culturen en achtergronden. Onze activiteiten en interacties zijn erop gericht een respectvolle en inclusieve omgeving te bevorderen.

Verantwoordelijkheid en Duurzaamheid: Wij nemen verantwoordelijkheid voor onze impact op de samenleving en het milieu. Duurzaamheid is voor ons een constant aandachtspunt.

Innovatie- en vooruitgangsgericht: We hebben aandacht voor nieuwe ideeën en oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Wij bevorderen een cultuur van levenslang leren en persoonlijke groei.

Interdisciplinariteit en Samenwerking: Wij hechten belang aan samenwerking en uitwisseling tussen verschillende disciplines en vakgebieden.

3. Strategische en Operationele doelstellingen

Voor elk van de hiernavolgende Strategische Doelstellingen (SD), wordt een omschrijving en een scope gegeven. Er worden telkens Operationele Doelstellingen (OD) aan gekoppeld.

3.1. We groeien als community

Groeien als community door het creëren van meerwaarde voor onze stakeholders. (Leden, vrijwilligers, sympathisanten, partner- en zusterverenigingen, sponsors, etc…)

Deze SD richt zich op het uitbreiden van de reikwijdte, invloed en betrokkenheid van de OSB-VUB. Deze doelstelling omvat zowel de kwantitatieve als kwalitatieve groei van onze community en de versterking van de relaties tussen alumni en de universiteit.

Door deze strategische doelstelling te realiseren, creëren we een grotere, meer betrokken en invloedrijke internationale community van oud-studenten en sympathisanten. Dit versterkt niet alleen de banden tussen leden, maar verdiept ook de relatie met de VUB, waardoor zowel OSB-VUB als de VUB als geheel floreren.

OD 1.1.: We breiden ons ledenbestand jaarlijks met 10% uit

Tijdens onze activiteiten (zoals deelname aan netwerking events, gerichte acties, mailings, etc.…) en door ons georganiseerde evenementen werven wij actief nieuwe leden.

KPI: Ledenbestand groeit met 10% CAGR

OD 1.2.: Bij het begin van elk kalenderjaar hebben we een aangepast en aantrekkelijk ledenvoordeelprogramma.

We ontwikkelen aantrekkelijke ledenvoordelen en programma’s om de ledenwerving en betrokkenheid te stimuleren.

We ontwikkelen cursussen en bijscholingsmogelijkheden aan in het kader van “levenslang leren”, die leden helpen hun kennis en vaardigheden up-to-date te houden.

We ondersteunen/faciliteren mentorprogramma's waarbij leden studenten en jongere alumni begeleiden, om zo kennis en ervaring over te dragen.

KPI:

Jaarlijks geactualiseerde lijst van aantrekkelijke ledenvoordelen.

OD 1.3.: We versterken onze relatie met de VUB

We nemen gezamenlijke samenwerkingsinitiatieven, waarbij alumni direct betrokken zijn, zoals gastcolleges of zoals gesprekspanels, waarbij we alumni uitnodigen als gastsprekers voor colleges, lezingen en panels om studenten te inspireren en te informeren over carrièremogelijkheden.

We ondersteunen evenementen van de VUB-alumnidienst door het inzetten van het OSB-VUB netwerk.

We moedigen leden aan om als ambassadeurs van de VUB op te treden en bij te dragen aan de promotie van de universiteit.

KPI: twee gezamenlijke projecten of evenementen per jaar.

OD 1.4.: Het aantal afdelingen groeit

We breiden het aantal regionale afdelingen uit door:

Het faciliteren van het doorgroeien van de bestaande regionale en internationale VUB-studentenverenigingen naar OSB-VUB afdelingen

Het promoten van het dienstenpakket dat de opstart van nieuwe afdelingen vereenvoudigt en aantrekkelijker maakt

Aan het einde van deze beleidscyclus willen we 5 regionale afdelingen hebben

3.2. We zijn een sterk merk

We bouwen als OSB-VUB een sterk merk op. Dit omvat het verhogen van de herkenbaarheid en zichtbaarheid van OSB-VUB, het versterken van de perceptie als een waardevolle en invloedrijke organisatie binnen onze community en daarbuiten, en het creëren van betekenisvolle waarde voor onze community en de universiteit.

De zichtbaarheid van OSB-VUB is een belangrijke factor bij het evalueren van het succes van activiteiten. Evenementen die de bekendheid van de organisatie vergroten en de betrokkenheid van alumni versterken, dragen bij aan de doelstellingen van OSB-VUB. Daarom is het essentieel om effectieve communicatie- en marketingstrategieën te implementeren, zowel voor als na de evenementen, om de impact te maximaliseren.

De zichtbaarheid van OSB-VUB wordt aanzienlijk verhoogd door de hoogprofiel activiteiten. Door effectieve communicatie en marketingcampagnes voor en na de evenementen, kunnen leden worden geïnformeerd en betrokken worden gehouden. Dit draagt bij aan een groeiende en actieve ledengemeenschap.

OD 2.1.: Onze merkidentiteit is versterkt door ons merkstrategie en onze huisstijl

We ontwikkelen en implementeren een duidelijke merkstrategie die de kernwaarden, missie en visie van de OSB-VUB help te realiseren.

We ontwikkelen hiervoor een eigen huisstijl en passen die consistent toe in alle communicatie.

We hebben van een pakkend en consistent verhaal dat de unieke waarde en impact van de OSB-VUB communiceert aan studenten, onze community en de buitenwereld.

OD 2.2.: We zetten moderne marketingstrategieën en -tools in om de zichtbaarheid en aantrekkelijkheid van OSB-VUB te vergroten.

We hebben een goed functionerende communicatie- en marketingstrategie. We beschikken over optimale communicatiekanalen om leden beter te bereiken en te informeren over nieuws, evenementen en mogelijkheden om de betrokkenheid te verhogen.

We stellen een digitale contentkalender op om onze jaarlijkse blogs, artikelen, en video's die de waarde en activiteiten van de OSB-VUB benadrukken.

We posten maandelijks succesverhalen van onze leden en bijdragen van de OSB-VUB aan de bredere gemeenschap.

KPI:

Sociale Media: Het aantal volgers op onze sociale media groeit met 10% (CAGR)

OD 2.3.: Onze online aanwezigheid groeit met 10% per jaar

Daartoe is onze OSB-VUB-website informatief en gebruiksvriendelijk en wordt deze regelmatig aangepast, zowel technisch als qua inhoud.

Daartoe hebben we ook een contentstrategie voor regelmatige publicaties zoals blogs, artikelen, en video's die de successen en bijdragen van alumni en de OSB-VUB benadrukken.

We plaatsen tijdig relevante posts op platforms zoals LinkedIn, Facebook, en Instagram om de betrokkenheid te verhogen.

KPI:

Doorclickrate op communicatie per mail bedraagt minimaal 6%

OD 2.4.: We zijn zichtbaar aanwezig in de pers, radio en TV

We onderhouden goede relaties met de media.

We stimuleren het produceren van opiniërende bijdragen in de pers door/in naam van de community. (gevalideerd door het Bestuursorgaan)

We versturen tijdig en regelmatig relevante persberichten over belangrijke gebeurtenissen, initiatieven en successen van de OSB-VUB.

Voor belangrijke evenementen of gebeurtenissen stellen we een persmap samen en nodigen we de pers uit.

KPI:

2 publicaties per jaar in de publieke media (met uitsluiting van media beheerd door onze partnerverenigingen)

3.3. Onze community is een uitgebreid, dynamisch netwerk van leden en partners

We versterken het netwerk OSB-VUB en breiden het uit. Deze doelstelling omvat het bevorderen van interacties en connecties binnen onze community en erbuiten, onder andere door het organiseren van evenementen, het faciliteren van connecties tussen leden en het creëren van platformen voor professionele en persoonlijke interacties. Het ultieme doel is om een dynamische en ondersteunende gemeenschap te creëren die persoonlijke, professionele en academische groei bevordert.

OD 3.1.: Door het organiseren van events versterken we ons netwerk en breiden het uit

We organiseren netwerkevenementen om leden en partners met elkaar en met de universiteit te verbinden met verschillende thema's zoals carrièreontwikkeling, persoonlijke groei en sectorspecifieke onderwerpen.

We zorgen voor een geografische spreiding van de activiteiten door het opzetten van regionale ledenafdelingen om lokale netwerkmogelijkheden te bieden.

We richten vak- en branchegerichte netwerkgroepen op of simuleren de bestaande groepen waarin onze leden kunnen netwerken, ervaringen delen en samenwerken aan gemeenschappelijke doelen.

We werken sectoroverstijgend en organiseren activiteiten die alumni uit verschillende sectoren en disciplines samenbrengen voor innovatie en samenwerking.

KPI:

2 hoogprofiel evenement per jaar, zoals een galadiner of een conferentie.

Totaal aantal deelnemers aan evenementen stijgt met 10% CAGR

OD 3.2.: We werken samen met onze partners

We faciliteren samenwerkingsinitatieven met onze partners voor het uitvoeren van gezamenlijke activiteiten en evenementen.

We ontwikkelen partnerschappen met bedrijven, non-profitorganisaties en andere onderwijsinstellingen om netwerk- en ontwikkelingsmogelijkheden voor de leden te vergroten.

We faciliteren de zoektocht naar stage- en werkgelegenheidsplaatsen voor onze leden, door samen te werken met onze partners.

KPI:

We werken samen met minimaal 10 bedrijven en/of organisaties

OD 3.3.: We hebben een gebruiksvriendelijk digitaal netwerkplatvorm

We hebben een gebruiksvriendelijk een digitaal netwerkplatform waar leden eenvoudig met elkaar in contact kunnen komen, kunnen samenwerken en informatie kunnen uitwisselen.

We versturen regelmatig nieuwsbrieven en updates via onder andere onze sociale kanalen om leden te informeren over netwerkmogelijkheden van ons platvorm.

KPI:

Het aantal actieve platvormgebruikers verhoogt jaarlijks met 10% CAGR

3.4. We hebben een vlotte, doeltreffende werking in een amicale sfeer door een efficiënte besluitvorming.

SD 4 omvat 3 luiken:

Corporate governance (beleid en beheer)
We verbeteren de besluitvorming door het verduidelijken van de rollen en verantwoordelijkheden van bestuurders en leidinggevenden.

Interne werking
We verbeteren de efficiëntie en effectiviteit van de interne processen, de systemen en resources van OSB-VUB. Dit leidt tot het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, met als uiteindelijk doel de tevredenheid van onze leden te verhogen en de impact van OSB-VUB op de community te maximaliseren.

Bedrijfscultuur
We werken op basis van wederzijds vertrouwen, transparante communicatie en vriendschappelijke omgangsvorm, dit in toepassing van onze waarden.

Ze leiden tot een verbeterde reputatie van de OSB-VUB, en een grotere impact op zowel onze community als de universiteit.

OD 4.1.: Onze projecten en processen zijn geoptimaliseerd om duurzame groei te waarborgen.

We verbeteren permanent onze bestaande processen en projectwerking door inefficiënties te identificeren en de nodige aanpassingen te implementeren.

We werken waar mogelijk procesmatig, waarbij we repetitieve en tijdrovende taken (zoals ledenadministratie en evenementbeheer) automatiseren en integreren.

We werken waar zinvol projectmatig, op basis van een projectplan en -evaluatie.

Volgende punten dienen tijdens de beleidscyclus ontwikkeld te worden:

Procesmapping: Binnen zes maanden de belangrijste interne processen in kaart brengen om inefficiënties te identificeren.

Procesbeschrijvingen voor kernprocessen zoals ledenadministratie, standpuntcommunicatie.

Projectcharter voor high visibility evenementen

Taakbeschrijvingen voor de belangrijkste operationele activiteiten

OD 4.2.: We hebben een langetermijnstrategie voor een gezond financieel beheer, om de continuïteit te waarborgen

We hebben een gedetailleerde en transparante begroting om een verantwoord financieel beheer te waarborgen.

Om een financiële stabiliteit te waarborgen diversifiëren we onze inkomstenbronnen door middel van ledenbijdrages, fondsenwervingscampagnes, sponsors en subsidies.

Ons lang termijn financieel plan omvat een fondswervingsplan. Globaal gezien worden de gezonde OSB-VUB financiën gedragen door sponsoring van onze structurele partners op jaarbasis.

Onze plannen en de uitvoering ervan zijn waar mogelijk gebaseerd op een quid pro quo principe.

Hoewel de regionale, facultaire en (centrale) hoogprofiel activiteiten geen winsten hoeven te realiseren, is het essentieel dat ze financieel verantwoord worden beheerd. Sponsoring, ticketverkoop, betalende ledenwerving en partnerships zijn belangrijke inkomstenbronnen die helpen om de kosten te dekken.

KPI:

Positieve REBITDA

OD 4.3.: Onze community apprecieert de kwaliteit van onze dienstverlening en activiteiten

We hebben een zichtbare en gebruiksvriendelijke online tool voor de evaluatie van onze dienstverlening en activiteiten.

We reageren op elk contactaanvraag binnen de 2 werkdagen.

Na elk evenement vragen we aan betrokkenen digitale feedback om inzicht te krijgen in de mogelijke verbetering van onze dienstverlening en activiteiten. Het evalueren van elke activiteit gebeurt door een Net Promotor Score (NPS) toe te kennen via een automatische bevragingsmail na deelname.

KPI:

Gemiddelde NPS jaargemiddelde van 9

OD 4.4.: We beschikken over adequate technologische tools

We integreren moderne technologieën om de dienstverlening te verbeteren, zoals een gebruiksvriendelijk ledenportaal en geavanceerde communicatietools.

Ons CRM-systeem laat een efficiënt beheer van onze leden toe en omvat evenementbeheer om het plannen, registreren en opvolgen van evenementen te stroomlijnen.

Het CRM-systeem laat data-analyse toe om inzicht te krijgen in ledenbetrokkenheid en om geïnformeerde beslissingen te nemen.

OD 4.5.: We hebben een kader waarbinnen OSB-VUB afdelingen vlot kunnen functioneren

We ondersteunen van de bestaande OSB-VUB afdelingen door een aantal specifieke instrumenten ter beschikking te stellen. Bijvoorbeeld:

Een eenvoudige kasboekhouding / budgetplanner

Toegang tot CRM informatie

Gereserveerde ruimte in de verschillende communicatiemedia

Eigen e-mail adres @osb.be

We creëren een dienstenpakket, dat de opstart van nieuwe afdelingen vereenvoudigt en aantrekkelijk maakt.

Volgende punten dienen tijdens de beleidscyclus ontwikkeld te worden:

We hebben een starterspakket met starters roadmap en -tools

We hebben een ondersteunend dienstenpakket

OD 4.6.: We investeren in personeel en vrijwilligers van OSB-VUB

We zoeken, rekruteren en onboarden nieuw personeel/vrijwilligers en we zorgen voor structuur en houvast om ze voldoende gemotiveerd te houden.

We investeren in de opleiding en professionele ontwikkeling van medewerkers en vrijwilligers om hun vaardigheden en prestaties te verbeteren.

We werken op basis van wederzijds vertrouwen, transparante communicatie en vriendschappelijke omgangsvorm, dit in toepassing van onze waarden.

Het Bestuursorgaan (BO) heeft een eigen beleidsplan met een specifieke rolverdeling met betrekking tot de motivatie van de vrijwilligers en personeelsleden.

We implementeren een prestatiebeheersysteem om de productiviteit en effectiviteit van het team te monitoren en te stimuleren.

Volgende punten dienen tijdens de beleidscyclus ontwikkeld te worden:

We hebben een onboarding proces

Het BO heeft een eigen beleidsplan en rolverdeling

KPI:

Personeel volgt minstens één opleiding/kalenderjaar

4. Activiteiten

OSB-VUB streeft ernaar een divers scala aan activiteiten te organiseren om de strategische als de operationele doelstellingen van onze organisatie te realiseren. Deze activiteiten dienen specifiek om de community te versterken, netwerkmogelijkheden te vergroten en de zichtbaarheid van de OSB-VUB te verbeteren.

Wij maken een onderscheid tussen kleine activiteiten en grotere, centraal georganiseerde evenementen.

Alle activiteiten dienen afgetoetst worden aan het volgende kader waarbij aan zo veel mogelijk doelstellingen dienen voldaan te worden.

Absolute winstgevendheid

Verhoogde zichtbaarheid

Return on effort

Maatschappelijke relevantie

Financieel en maatschappelijk risicoprofiel

Bereik

Herhaalbaarheid

Schaalbaarheid

4.1. Centrale hoogprofiel activiteiten

OSB-VUB centraal organiseert tweemaal per jaar grote hoogprofiel activiteiten die gericht zijn op het hele ledennetwerk en een belangrijke rol spelen in het versterken van de banden binnen de community. Deze evenementen zijn van groot belang voor de zichtbaarheid en reputatie van de organisatie.

OSB-VUB organiseert vier hoogprofiel activiteiten in een tweejaarlijkse cyclus die duidelijk herkenbaar zijn binnen de community. Per cyclus organiseren bijgevolg 2 activiteiten per jaar. Voorbeelden van hoogprofiel activiteiten kunnen zijn:

Galabal

OSB-VUB week met impact

Alumnihereniging

rewardsuitreiking

Deze evenementen zijn gericht op het bevorderen van netwerken, kennisdeling en het vieren van de community. Ze worden projectmatig uitgewerkt

4.2. Kleine Activiteiten

Kleinschalige/regionale activiteiten die worden georganiseerd door de afdelingen van OSB-VUB of op initiatief van individuele leden. Deze activiteiten zijn bedoeld om lokale community samen te brengen en zijn vaak gericht op netwerken, professionele ontwikkeling, sociale interactie, cultuur of ontspanning.

Door het “zichtbaar” maken van de activiteiten via de OSB-VUB website en andere communicatiekanalen, kan heel de community er eveneens aan deelnemen, wat het netwerkingsaspect en de zichtbaarheid ten goede komt. Dit faciliteert daarboven een kruisbestuiving voor het organiseren van vergelijkbare activiteiten.

De kleine activiteiten spelen een cruciale rol in het versterken van de lokale en bij uitbreiding nationale/internationale netwerken onder de leden. Deze activiteiten zijn relevant voor de versterking van onze community. De OSB-VUB branding is op elk van deze activiteiten duidelijk herkenbaar aanwezig zijn.

Hieronder worden enkele voorbeelden van mogelijke regionale activiteiten

Netwerkborrels

Workshops en Seminaries

Sport- en recreatie-evenementen

Culturele en Sociale Evenementen

Vrijwilligerswerk en Maatschappelijke Projecten

Kleine activiteiten georganiseerd door de OSB-VUB bieden leden waardevolle kansen om te netwerken, te leren en bij te dragen aan de community. Door een breed scala aan activiteiten aan te bieden, kan OSB-VUB inspelen op de diverse interesses en behoeften van haar leden, terwijl het de strategische en operationele doelstellingen ondersteunt. Deze activiteiten versterken de band tussen de community en de universiteit, bevorderen een gevoel van gemeenschap en dragen bij aan de zichtbaarheid en reputatie van OSB-VUB.

Deze kleine activiteiten zijn zo kostenefficiënt mogelijk georganiseerd.

4.3. Andere activiteiten

Bijvoorbeeld samenwerkingen met partenervereniginen